El software de gestión ERP es un sistema que permite planificar los recursos de las empresas. Un ERP o software de gestión empresarial es un sistema que permite gestionar y planificar los diferentes recursos de las empresas tales como gestión comercial, logística, contabilidad, fiscalidad, etcétera.
En Datacyl somos expertos en la implantación de ERP o software de gestión para la pequeña empresa y pequeños negocios. Disponemos de un equipo de profesionales con años de experiencia en la implantación de estos sistemas. Sin embargo, ¿Qué es el ERP? ¿Para qué sirve? ¡Te lo contamos en este artículo!
¿Qué es un software de gestión ERP?
ERP significa Enterprise Resource Planning y es una solución de software a la que recurren muchas empresas para centralizar toda su gestión en un mismo sitio. Esto permite agilizar tareas y controlar, de forma eficaz las distintas áreas de la empresa.
Todo esto es posible gracias a que el software de gestión ERP cuenta con los datos de todas las área centralizados y con total trazabilidad entre los mismos. Por ejemplo, un pedido estará relacionado con uno o varios albaranes, los cuales estarán, a su vez, relacionados con el almacén para los movimientos de stock, pero también con la factura y ésta con el asiento contable, el recibo de cobro, el registro de IVA, etcétera.
Al ERP pueden acogerse las diferentes áreas de una empresa para hacer la gestión comercial, laboral, financiera, logística, de producción y las compras, entre otros. Es posible acceder a la información necesaria en tiempo real y, gracias a que este tipo de programas dispone de múltiples soluciones, puede adaptarse a las necesidades de cada empresa, sector y actividad.
¿Por qué implementar un software de gestión ERP?
Lo mejor de un software de gestión ERP es que pueden utilizarlo los pequeños negocios, así como las grandes empresas porque se adaptan a las necesidades y características de todos. Esto permite aumentar la productividad y operatividad. En líneas generales, un ERP:
- Se adapta a la manera de trabajar de cada empresa. No todos los negocios son iguales y, por lo tanto, requieren de un software de gestión que se adapte a sus necesidades. Hoy en día los ERP cuentan con diferentes configuraciones y módulos.
- Acceso a la información global de la empresa.
- Registro de la información en una base de datos común. La información se registra una única vez y cada departamento de la empresa puede acceder a estos datos cuando lo necesite.
- Automatización de las tareas cotidianas, como la generación de facturas, remesas bancarias, inventarios logísticos, partes de servicio técnico, etcétera.
- Mejora la comunicación interna entre las secciones o departamentos de la empresa.
- Control y trazabilidad. Los movimientos quedan registrados en el software de gestión ERP. Esto permite hacer un seguimiento adecuado de cada documento.
- Aumenta la seguridad porque la información está centralizada en un único punto de información.
Tipos de software de gestión ERP
Los software de gestión ERP pueden catalogarse de diferentes maneras. Así podrás escoger el que se adapte a las necesidades de tu negocio.
Tamaño de la empresa
Dependiendo del tamaño del negocio, el software de gestión ERP puede centrarse en cubrir, de forma exclusiva, las necesidades de las grandes empresas. Otros software buscan adaptarse a las Pymes y micropymes. Es decir, hay un software adaptado a medida para cada negocio, siempre atendiendo al tamaño de este.
Funcionalidad del ERP
Los ERP pueden cubrir las necesidades más habituales de las empresas, como gestión comercial, facturación, gestión de almacén, contabilidad, fiscalidad, etcétera. Además, disponen de posibilidades de adaptación a las necesidades específicas de una empresa mediante parametrización y/o programación a medida, de forma sencilla. A estos software se les llama «horizontales».
Existen también los llamados «verticales», que se centran en la gestión de nichos o tipos de empresas muy concretos y específicos, pero que, por el contrario, no son tan potentes en áreas básicas, ni tampoco tan integrables con otros sistemas. Este tipo de ERP’s suelen ser más costosos de implantar y mantener.
Alojamiento
Un software de gestión ERP puede clasificarse en función del tipo de instalación o alojamiento. Hay algunos que se implementan directamente en el sistema informático de la empresa (on premise). Sin embargo, también es posible instalar el software en la nube y alojarse en el servidor de un tercero. La ventaja de este último tipo de instalación es que no se requiere la infraestructura de la empresa.
Tipo de pago y propiedad
Cabe destacar que los programas ERP también pueden diferenciarse en virtud del tipo de pago. Los clientes pueden comprar una licencia de uso y, además, pagar por el mantenimiento del software de manera periódica.
Por otra parte, también es posible contratar el ERP en modo suscripción. Es decir, no se compra la licencia, sino que se contrata una suscripción que se paga de forma mensual o anual.
Módulos del sistema ERP
Ya hemos adelantado que una de las ventajas de los software ERP es que pueden adaptarse a las necesidades de la empresa. Sin embargo, te presentamos algunos de los módulos más habituales que un programa ERP cubre:
- CRM o Customer Relationship Management. Cuidado, no es lo mismo ERP que CRM. Este último permite dar soporte e interactuar con los contactos y clientes, mientras que el ERP se preocupa por una gestión integral de todo el negocio en su conjunto.
- Gestión de autoventa y preventa. Este módulo está diseñado para que el departamento comercial realice las gestiones comerciales como generación de presupuestos, pedidos, albaranes, etc; en cualquier momento y lugar.
- Gestión de proyectos. Es posible gestionar los proyectos en cualquier área que necesite realizar un control de recursos. Además, ofrece una visión detallada y global de cada fase del proceso para que la toma de decisiones sea más precisa.
- Análisis del negocio. Permite evaluar el rendimiento y crecimiento de la empresa. También llamado Business Intelligence.
- SAT-Servicio Técnico. Permite gestionar los servicios técnicos desarrollados por la empresa ya sean internos o externos.
- Producción. Este módulo gestiona los procesos como entrada de pedidos multicanal, la logística de las compras, etcétera.
Proceso de implantación de un ERP o software de gestión
El proceso para incorporar un ERP en una empresa suele contar con distintas fases:
- Organización. Se establecen los recursos técnicos y humanos necesarios para el proyecto, así como la planificación de actividades.
- Análisis. Se analizan las distintas funcionalidades y procesos a implementar, así como el alcance que se espera de cada uno de ellos.
- Implantación. Partiendo del análisis previo, se parametriza y adecúa el software a las necesidades de cada área de la empresa. En esta fase se realizan también las pruebas de importación de datos, en caso de ser necesaria.
- Formación. Se debe formar y capacitar a los usuarios para que dominen el manejo del software y se adapten a cada uno de los procesos diseñados.
- Puesta en marcha. En esta fase es cuando se validan todas las acciones realizadas para comprobar que cumplen con los resultados deseados.
- Mantenimiento. Todo ERP debe tener un mantenimiento asociado que cubra actualizaciones de software (funcionales y legales), soporte técnico, consultas, optimización de las bases de datos, etcétera.
Entonces, ¿Qué es un software de gestión ERP y por qué es una gran alternativa para tu negocio? Con el ERP podrás gestionar y planificar los recursos de tu empresa de forma centralizada. En un mismo lugar es posible realizar la gestión comercial, laboral, financiera, logística, de producción, compras, etcétera. ¡Y con acceso a la información en tiempo real!
En Datacyl somos especialistas en la implementación de este tipo de sistemas para pequeñas empresas. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros!